Conspectus è un metodo ideato per operare una descrizione sistematica del posseduto documentario di una biblioteca al fine di procedere con una valutazione della collezione. L’obiettivo di Conspectus è quello di sviluppare un’istantanea della collezione esistente consentendo poi al personale della biblioteca di determinare in quali modi la collezione incontri o meno i bisogni degli utenti.
Il metodo, estremamente elastico e adattabile a ogni tipologia e necessità della biblioteca, suddivide il sapere in divisioni, categorie e soggetti e per ognuna di essi permette di determinare il livello di consistenza per quanto riguarda lo stato attuale del posseduto, gli acquisti più recenti e l’obiettivo che la biblioteca ha necessità di raggiungere in quel settore specifico del sapere.
La valutazione con Conspectus è conseguita attraverso un numero di passaggi che comprendono:
- La pianificazione : si sceglie quale variante del metodo è più conforme alle necessità della biblioteca. L’analisi può essere fatta prendendo come riferimento le divisioni (aree tematiche molto ampie come agricoltura, diritto, arte ecc.) o entrando più nello specifico tramite le categorie o i soggetti. In base poi al livello di analisi che si vuole fare si può scegliere di usare i 5 livelli base del metodo RLG o i 10 livelli più approfonditi del metodo WLN.
- La raccolta dei dati : le tecniche disponibili per valutare le collezioni possono essere divise in due gruppi: quelle che sono principalmente centrate sulle collezioni e quelle che sono centrate sull'utenza. Le tecniche centrate sulle collezioni esaminano il contenuto e le caratteristiche delle risorse informative per determinare la dimensione, l'età dei libri, l'obiettivo e la consistenza della raccolta. Le tecniche orientate verso l'utenza descrivono come viene usata la collezione e indicano l'efficacia di questa in relazione al suo uso.
- L'assegnazione degli indicatori di consistenza della collezione : Questa fase viene fatta confrontando i dati raccolti con uno standard esterno. Per stabilire il grado di approfondimento di una raccolta è bene paragonare il posseduto con il panorama editoriale e bibliografico. Per far ciò è necessario consultare cataloghi, repertori, bibliografie nazionali, internazionali di biblioteche e editori per comprendere il numero di pubblicazioni riferite a un determinato soggetto/target/zona linguistica ecc.
- L’analisi finale : fase conclusiva che permette di gestire le risorse della biblioteca e di prendere altre decisioni rilevanti per le operazioni generali.
Di certo la seconda fase è quella più impegnativa a livello di tempo ma grazie alle nuove funzionalità di alcuni Opac o programmi informatici è possibile in qualche modo supportare i bibliotecari nella raccolta di dati. Molto più complessa è invece la terza fase, non tanto per la scelta di abbinamento quanto piuttosto la ricerca del termine di paragone su cui basarsi per dare una valutazione corretta e obiettiva della raccolta.
Qualcuno riduce la faccenda a una mera questione numerica stabilendo delle percentuali di posseduto per definire i livelli grazie all’utilizzo di una formula:
Produzione editoriale annua x 5 anni x % dal livello di obiettivo = Posseduto corrente di un determinato settore
Le percentuali di possesso della produzione editoriale suggerite sono:
- 25-30% per le biblioteche con Livello di ricerca -4
- 5-10% per le biblioteche con Livello di base -2
- meno del 5% per le biblioteche con Livello minimale -1
- 10-20 % per le biblioteche con Livello di sostegno all'istruzione -3
Il tutto è reso possibile logicamente se si conosce il totale dei libri pubblicati su un determinato argomento.
Esempio:
Dal Catalogo Leggere sappiamo che nel 2018 sono stati pubblicati 4.086 libri di diritto (CCE Diritto). Dunque una biblioteca che vuole avere un Livello 3 per quanto riguarda la divisione Diritto dovrebbe possedere tra 2.043 e 4.086 volumi.
Una sola analisi numerica però non è sufficiente a definire correttamente il livello della collezione. Esso infatti non viene definito solo dal numero di libri posseduti ma anche dalla qualità di questi; è importante dunque valutare anche l’età dei libri e il loro livello di aggiornamento, la presenza degli autori e delle opere principali della materia per i livelli più bassi mentre per i livelli più alti e necessaria la presenza anche di autori secondari e opere poche conosciute. Un altro aspetto da tenere conto è anche la presenza o meno di materiale in lingua, in formati e supporti diversi dal libro a stampa, l’abbonamento ad eventuali periodici. Per operare questa valutazione è però necessario conoscere bene l’argomento e i repertori specifici capaci di fornire informazioni chiare e complete.
Un ulteriore aiuto in tal senso può essere dato, grazie ad alcune nuove applicazioni e strumenti tecnologici, dai dati di reference come commenti, recensioni e indici relativi all’acquisto del titolo, che permettono di individuare a grandi linee quali siano i titoli migliori che non devono assolutamente mancare nelle collezioni e quali invece siano maggiormente adatti a biblioteche molto specializzate in un particolare argomento.
Più l’analisi è precisa e corretta e più sarà facilitata la gestione della collezione in tutte le sue fasi, dall’acquisto allo scarto.
