Già a metà del Novecento in alcune biblioteche universitarie americane si sviluppa un nuovo modo di acquistare i libri: l’approval plan.
L’Approval plan si configura come un’intesa formale in cui un editore o un fornitore si impegna a selezionare e procurare alla biblioteca le pubblicazioni appena uscite conformi a un profilo di sviluppo delle raccolte stabilito dalla biblioteca stessa.
Si tratta di una stretta collaborazione tra fornitore e bibliotecario: il fornitore fa una sorta di preselezione che esclude i libri che non rientrano nel profilo stabilito dalla biblioteca, inviando solo quelli conformi tra i quali il bibliotecario seleziona quali acquistare.
Questo sistema è molto vantaggioso perché velocizza il processo di acquisto e allo stesso tempo permette uno sviluppo armonico della raccolta. Con il normale acquisto infatti il bibliotecario deve controllare tutte le pubblicazioni in catalogo (per fare una stima: nel 2018 sole le case editrici italiane hanno pubblicato 78.875 titoli*), inoltre, spesso gli stessi cataloghi non contengono informazioni dettagliate che aiutano a capire se il libro sia o meno adatto alla propria biblioteca, rendendo ancora più lungo e laborioso il processo di selezione dei libri da acquistare.
Ci sono diverse tipologie di Approval Plan:
-Tradizionale: il fornitore manda i libri conformi al profilo della biblioteca e i bibliotecari, libro alla mano, valutano quali trattenere e quali rendere.
-Slip: il fornitore invia le informazioni di base dei libri che ha selezionato e il bibliotecario seleziona i libri che maggiormente gli interessano
- Virtual: il fornitore mediante un portale offre informazioni sui libri selezionati e il bibliotecario compie la sua scelta partendo da quello
L’Approval plan è un sistema estremamente elastico e versatile: può comprendere sia materiale stampato che elettronico (print o elettronic), pubblicazioni nazionali o stranieri (domestic o foreing), può consentire una selezione per editore (publisher based) o per soggetti/materia (subject based), può essere modificato in qualunque momento per adattarsi alle sempre nuove esigenze delle biblioteche.
Per attuarlo è però necessaria estrema flessibilità da parte del fornitore e una buona comunicazione tra questo e la biblioteca. E’ fondamentale inoltre la fiducia soprattutto da parte dei bibliotecari che devono vedere l’Approval plan come uno strumento preciso e affidabile per lo sviluppo delle collezioni e la correttezza del fornitore nell’indicare gli acquisti in maniera imparziale seguendo le indicazioni fornite dalla biblioteca. D’altra parte però è importante che la biblioteca abbia delle politiche d’acquisto chiare e dichiarate mediante una carta delle collezioni
*Dal Rapporto sullo stato dell’editoria in Italia 2019 dell’ AIE ottobre 2019
