L’Approval plan si configura come un’intesa formale in cui un editore o un fornitore si impegnano a selezionare e procurare alla biblioteca nuove pubblicazioni conformi al profilo di sviluppo delle raccolte, stabilito dalla biblioteca stessa. (vedi Approval Plan: un modo alternativo per l'acquisto dei libri)
Dagli studi dei feedback e l’analisi delle biblioteche che già usano l’Approval plan si sono individuati diversi vantaggi:
- Selezione del materiale da acquistare più veloce: non dovendo controllare tutto il pubblicato ma solo le opere conformi alle politiche di sviluppo delle collezioni i tempi sono molto inferiori.
- Pianificazione delle collezioni: permette con più facilità di monitorare lo sviluppo della collezione, assicurando così la copertura delle sezioni di interesse e garantendo uno sviluppo coerente e sistematico.
- Eliminazione del problema ricorrente dell’attenzione del momento su un tema: a causa di eventi particolari, si accende l’interesse per un tema specifico, destinato però poi a sparire. Grazie all’Approval plan è possibile limitare l’acquisto relativo a quel tema nel rispetto delle politiche stabilite dalla direzione della biblioteca.
- Flessibilità del sistema: in qualunque momento i parametri possono essere modificati in base alle necessità o alle possibilità economiche.
- Supporto al bibliotecario inesperto su determinati ambiti o temi: quando è necessario l’acquisto di materiale su una tematica che non si conosce perfettamente, la selezione può essere molto complessa e il rischio di errare è abbastanza alto; con l’Approval plan la selezione avviene solo tra i libri più validi su quell’argomento, limitando così la scelta e la possibilità di errore.
- Spesa del budget in maniera razionale sulla base degli obiettivi della collezione.
- Possibile applicazione dell’Approval plan in maniera retrospettiva: per colmare alcune lacune nella collezione. In questo caso la biblioteca stabilisce dei parametri (come l’età dei libri, l’interesse riscontrato, case editrici ecc.) e il fornitore si impegna ad inviare liste di libri tra cui il bibliotecario può scegliere e fare ordini
Di contro, ci sono alcuni elementi svantaggiosi, tra questi:
- La presenza di lacune all’interno della collezione: concentrando gli acquisti sul materiale maggiormente pertinente agli obiettivi della biblioteca, le aree non di competenza di questa rimangono sguarnite e spesso vuote.
- La possibilità di avere duplicati: ristampe e riedizioni di un libro già selezionato vengono di nuovo proposti se ritenuti importanti per la collezione a svantaggio di altri meno significativi ma inediti nella biblioteca di riferimento.
- L’omogeneità delle collezioni delle biblioteche con caratteristiche simili: se i parametri corrispondono anche i libri selezionati dal fornitore saranno gli stessi aumentando così la possibilità dell’acquisto dello stesso materiale a svantaggio di una maggior varietà e copertura del pubblicato.
La maggior parte di questi svantaggi non compaiono nelle biblioteche che hanno sottoscritto uno Shared Approval Plan. Questo è applicabile a sistemi bibliotecari e consorzi e può prevedere diverse possibilità:
- Un unico Approval plan condiviso da più biblioteche
- Un Approval plan personale a cui si aggiunge un Approval plan condiviso e controllato
- Un Approval plan personale ma concordato all’origine dove ogni biblioteca si specializza in un settore e le altre acconsentono a non possedere localmente determinati titoli
