Il compito principale di una biblioteca è quello di fornire all’utente l’accesso alle risorse migliori per soddisfare il suo bisogno informativo. Negli ultimi anni, grazie anche agli sviluppi tecnologici, le biblioteche si ritrovano ad una svolta epocale poiché sono costrette a passare dalle tipiche strategie di possesso (just in case) che prevedevano la selezione, l’acquisto, la gestione e la conservazione di una risorsa, a strategie di accesso (just in time) che non presuppongono il possesso della risorsa quanto piuttosto l’accessibilità. Questo comporta un significativo mutamento delle politiche di gestione della collezione e la necessità da parte delle biblioteche di diffondere e rendere chiare le politiche di acquisizione.
Per rispondere a questa esigenza nasce la Carta delle Collezioni, un documento che racchiude i parametri entro il quale i bibliotecari e gli utenti lavorano. La Carta non è solo uno strumento di supporto alla selezione del materiale ma è anche un aiuto concreto nella gestione di un servizio di qualità nelle attività ordinarie, nella mission e hel raggiungimento degli obiettivi per la quale la biblioteca è stata istituita e finanziata. La Carta delle Collezioni infatti obbliga gli addetti ai lavori a riconsiderare gli scopi da perseguire, è di aiuto per la stesura di bilancio, riveste un ruolo fondamentale come canale di comunicazione con le altre biblioteche e con gli utenti, offre supporto a tutte le attività di gestione delle raccolte.
La Carta delle Collezioni dovrebbe essere suddivisa in almeno 7 sezioni:
- Introduzione che espliciti la mission della biblioteca e gli interlocutori alla quale è rivolta
- Esposizione generale delle caratteristiche della collezione: dimensioni della raccolta, interessi specifici, acquisizioni retrospettive, tipologia di risorse, fondi speciali, politiche della collezione.
- Esposizione narrativa circa la storia e le caratteristiche della biblioteca e della comunità in cui è inserita
- Valutazione della collezione (periodicamente aggiornata) e status rispetto a obiettivi che si intende raggiungere
- Analisi del metodo usato per la valutazione delle collezioni
- Se si utilizza il metodo Conspectus analisi delle schede e degli indicatori di consistenza
- Attuazione della carta e programma per la revisione
Grazie alla Carta delle Collezioni si garantisce alla Biblioteca continuità e coerenza nella selezione e nella revisione del materiale documentario, riducendo la discrezionalità del singolo in fase d’acquisto, obbligandolo a compiere scelte nel contesto degli obiettivi identificati per lo sviluppo delle raccolte. In questo modo i bibliotecari responsabili degli acquisti sono in grado di ripartire in modo corretto i fondi della biblioteca su basi razionali e seguendo le priorità definite. La Carta risulta così un’utile dichiarazione formale per sostenere le ragioni della biblioteca nei rapporti con gli utenti e con l’amministrazione e costituisce una comoda base per la cooperazione e la condivisione delle risorse con altre biblioteche o sistemi.
