Tra le funzioni delle case editrici quella spesso considerata di minor importanza è la funzione bibliografica. Questa consiste nella catalogazione dei dati bibliografici dei prodotti della casa editrice creando un sistema di metadati che permette poi la ricerca e l’individuazione di uno specifico oggetto o, tramite raggruppamento di metadati, oggetti con caratteristiche simili.
Molte case editrici utilizzano un programma gestionale che fornisce una catalogazione di base con i dati bibliografici utili alla gestione commerciale e del magazzino; questa catalogazione è di solito ridotta a pochi elementi come EAN, titolo, collana, autore, prezzo. Queste informazioni minime non soddisfano la necessità di ricchezza di contenuti e concetti ai fini della ricerca, anche web, di un prodotto.
Per sfruttare al massimo le potenzialità di ricerca e raggruppamento di un sistema di metadati, è necessario che i dati presenti siano completi, precisi e forniscano tutte le informazioni possibili su quel determinato prodotto. La funzione bibliografica assume dunque un’importanza superiore, se non centrale, all’interno delle case editrici e nel mondo dell’editoria e per questo è necessario accompagnare alla descrizione minima e alle informazioni gestionali una o più tipologie di catalogazione bibliografica:
- Catalogazione descrittiva: comprende tutti i metadati che riguardano la “forma” senza considerare il contenuto (titolo, autore, editore, serie, paginazione etc.) e permettono di distinguere uno specifico documento dagli altri.
- Catalogazione semantica: riguarda il contenuto del documento ed è espresso mediante un linguaggio formalizzato (soggetto o classificazione).
- Rich metadata: si tratta di una nuova tipologia di metadati, nata a seguito dello sviluppo dei cataloghi online. Comprende tutti quegli elementi che arricchiscono la scheda catalografica e permettono di conoscere più in profondità il documento (copertina, abstract, bibliografia autore ecc.)
Quanto più la scheda catalografica è ricca di dati, tanto più il sistema di metadati sarà in grado di soddisfare i bisogni e le richieste dei clienti, fornendo non solo i prodotti ricercati e le informazioni utili a identificare l’attinenza o meno con la ricerca, ma anche altri documenti simili per contenuto o forma. Investire nella funzione bibliografica significa dunque investire nello sviluppo e nella qualità del proprio catalogo e allo stesso tempo offrire un miglior ai potenziali fruitori dei propri prodotti.
